Para variar he estado hablando con una amiga y me ha dicho que la primera vez que ella tuvo que emitir una factura, buscó en Google. Así que he pensado que no sería mala idea subir un modelo en Excel, para que todos podáis hacer vuestras facturas.

¿Qué debe tener una factura?

Las facturas pueden tener, el tamaño y el diseño que cada uno le quiera dar pero hay unos datos que no pueden faltar, sin esos datos la factura no sería válida, ¿y qué datos son esos? empezamos por el principio, una factura debe llevar la palabra Factura, para que sepamos que se trata de eso y no de un albarán o un presupuesto, así que las cosas las llamamos por su nombre. Toda factura debe tener un número, la numeración de las facturas tienen que ser correlativa en número y fecha, si también tienen que tener fecha. Es indispensable poner los datos del emisor (en este caso nosotros, los que cobramos) y del receptor (nuestro cliente, el que nos paga), los datos a incluir de los dos son Nombre y Apellidos (autónomos) o Razón Social (empresas), DNI (autónomos) o CIF (empresas) y dirección.

Una vez puestos todos los datos nuestros y de nuestro cliente, tenemos que empezar a “facturar” necesitamos poner la descripción del producto o servicio, el precio (SIN IVA) de cada concepto de la factura, es decir, de cada línea que se factura. Al final de la hoja tienes que poner un sumatorio de todos los importes que se facturan, ese sumatorio se llama Base Imponible y debe indicarse el nombre tal cual, si en nuestra factura hay distintos conceptos con distinto IVA, hay que indicar Base Imponible 21%, Base Imponible 0%, etc. Debajo de la Base Imponible hay que poner el % de IVA que se aplica, por ejemplo: IVA 21% e indicar el importe que supone de IVA ese 21%. En el caso de los autónomos hay que incluir una línea más, la del IRPF, indicando el porcentaje igual que en el IVA y esa cifra va en negativo porque se resta, ya que es el cliente el que lo tendrá que ingresar en hacienda. Y al final de todo y no por eso menos importante, indicamos la cantidad que nuestro cliente nos tiene que pagar, se llama Total factura y es la suma de la Base/s Imponible/s y del importe/s de IVA menos el importe del IRPF (en el caso de los autónomos).

Para terminar, os pongo algunas aclaraciones:

Si te piden que envíes un duplicado de la factura porque la han perdido, no hay problema, pero debes indicar en la factura “Duplicado”.

Si te encuentras en la situación en que tu actividad está exenta o no sujeta a IVA, tienes que indicar en la factura la base legal en la que se fundamenta la exención o la no sujeción.

Si envías la factura por correo electrónico, acuérdate de mandarla en formato no editable para que nadie la pueda modificar.

Recuerda, tienes que guardar una copia de todas las facturas que emitas.

El modelo que os pongo está con fórmulas, en las celdas que aparece el € son las que contienen la fórmula por lo que no se tendrían que modificar. Este modelo está hecho de manera genérica, si estás en una situación “especial” en que tu IRPF es del 9% o del 15%, tendrías que cambiar la fórmula, se tendría que hacer lo mismo si estás en otro IVA.

Si tienes cualquier duda o necesitas ayuda, puedes escribirme a tengodudas@cookingempresas.com y te contesto lo antes posible.

También os dejo el enlace a la página de la agencia tributaria sobre las facturas, aquí podréis encontrar toda la información, general y casos más específicos o menos corrientes.