Uno de los mayores retos para las empresas que empiezan, es poder medir los gastos con precisión. En la mayoría de los casos, se encuentran que no saben con exactitud en qué se va el dinero y creen que están siendo muy austeros.

Me he encontrado casos en los que miran cuantas hojas imprimen en color para gastar menos tinta pero después no hacen ningún tipo de miramiento en acciones comerciales. Todo es importante mirarlo, pero difícilmente el tóner va a suponer un ahorro increíble en los gastos de una empresa. No comprar post-it porque son caros, está bien, siempre se pueden hacer las notas en papel reciclado. Pero en este post lo que quiero explicar es que al final eso son minucias, que para saber verdaderamente dónde se va el dinero hay que implementar un método muy sencillo.

Lo primero que hay que detectar son los distintos “departamentos” de la empresa. Sí, aunque la empresa se componga de 2 personas que hacen de todo, esas personas están trabajando en varios departamentos. Da igual el número de personas, al final hay que diferenciar las tareas para poder determinar los centros de costes.

Lo más habitual en las pequeñas empresas es que tengan tres centros de costes, los más habituales son: Gastos Generales,  Comercial y Producción. Ahora vamos a ver qué incluye cada centro de coste.

Dentro de los Gastos Generales de una empresa incluimos suministros (agua, luz, teléfono…) material de oficina y alquiler, estos son unos ejemplos, habrá empresas que tengas más o empresas que por ejemplo no paguen alquiler porque la oficina está en casa.

En Comercial se incluye, por ejemplo, el sueldo de un comercial si lo hay, si el comercial es el propietario imputaríamos la parte del sueldo proporcional a las horas de dedicación (en otro post veremos cómo calculamos esto). Se incluyen por ejemplo, los gastos de gasolina para los desplazamientos para visitar a un cliente, comidas con clientes, envío de muestras, etc. En este apartado se incluyen todos los gastos en que se incurre para realizar la labor comercial. Por ejemplo, si tenemos que enviar los productos a nuestros clientes y hay que hacerlo por mensajería, esos gastos de mensajería habría que imputarlo en este apartado.

Dentro de producción, se incluyen los gastos en los que se incurre para poder producir lo que vendemos, si la empresa se dedica a la comercialización y no produce el producto sino que lo compra a otras empresas que lo producen, serían esas comprar de producto lo que se debería incluir en este apartado. El transporte para que los productos lleguen a nuestras instalaciones, también se podría incluir en este apartado. El tiempo que el empresario se dedica a la compra de productos, selección de proveedores, etc. También se incluiría en este apartado.

Ya tenemos los grandes rasgos y las tres grandes áreas, esto es una propuesta, cada uno tiene que ver las particularidades de su empresa e ir adaptando el modelo a su empresa. Por ejemplo, otra área que podríamos incluir es la de Marketing, si se hacen muchas acciones de Marketing, hay muchas empresas que lo incluirían en comercial, pero si supone una parte importante de los gastos, es mejor diferenciar lo que es puramente Comercial de lo que es Marketing.

Una vez diferenciadas las grandes partes de la empresa, es muy sencillo. Simplemente hay que codificar cada área o centro de coste. Una propuesta sería hacerlo por números. Pongo un ejemplo:

Gastos Generales – 000.000

Comercial – 001.000

Producción – 002.000

Y así ir creando las distintas áreas de la empresa y diferenciarlas por números. Para más nivel de detalle, se crean subgrupos. Por ejemplo, si dentro del departamento comercial se quiere ver lo que se gasta en muestras de producto o lo que se gasta en transporte o en gastos de representación, se haría la siguiente distinción:

Comercial – 001.000

Muestras – 001.001

Transporte – 001.002

Si hay un evento especial, por ejemplo, llega navidad y se quiere hacer un regalo a los clientes. Se crearía un subgrupo que sea Regalo Navidad 2016 y le asignaríamos el código 001.003.

Una vez hecha esta diferenciación. Hay programas contables que permiten incluir los centros de coste, pero también se puede llevar en Excel. Lo que hay que hacer es anotar los datos de la factura, proveedor, fecha de factura, base imponible (el importe de la factura sin iva), y el centro de coste al que pertenece, de esta manera, si filtramos por el centro de coste se obtiene el total de lo que se lleva gastado. Si se necesita la información por meses, se filtra por la fecha de factura y también se obtiene la información por meses. O si se quiere negociar con un proveedor, nada más hay que filtrar por el nombre (hay que procurar escribir el nombre siempre de la misma manera par que realmente filtre bien).

Si la empresa trabaja por proyectos, se puede utilizar este mismo sistema. Las tres primeras cifras del código serían el cliente y las tres últimas serían para el proyecto. Por ejemplo: Para el cliente XX se han hecho tres proyectos distintos. La codificación del primer proyecto sería 001.001, la del segundo 001.002 y la del tercero 001.003. De esta manera se sabe que el cliente XX tiene el código 001. Y el número de proyecto es por orden de llegada.

Es muy sencillo y se obtiene una gran información al respecto. Es muy útil para la toma de decisiones y para realmente poder ver dónde se va el dinero.